Verso un sistema integrato di dematerializzazione dei documenti


a cura di Mario Varini (direttore sga IC di Castellucchio MN)

Riflessioni

Il sito web della scuola NON è un archivio ma è un atto amministrativo dinamico, un potente strumento per raccogliere, elaborare e distribuire informazione digitale.
Purtroppo la maggior parte dei siti web scolastici soddisfano ancor oggi solo la distribuzione, spesso incompleta, di informazione. Vuoi perché mancano cultura e conoscenza delle norme, vuoi perché manca una precisa volontà di migliorare il servizio e porlo in armonia con i reali bisogni dell'utenza, ci troviamo ancora di fronte al pericolo di diffondere l'ennesimo messaggio di inefficienza della PA.

Perché?

Io ci ho provato, ho trasformato il sito della mia scuola in uno strumento di input, elaborazione e output, ho digitalizzato gli archivi, produco solo documenti digitali, ma ho la sensazione di trovarmi su una sperduta isola in mezzo al mare circondata da onde (le PA non digitalizzate) che respingono continuamente la mia bottiglia digitale. Eppure le norme ci sono ed è da dieci anni che vengono costantemente perfezionate e regolarmente ignorate; è necessario che l'apparato dirigenziale si occupi urgentemente di risolvere il problema.
Detto questo, ritengo utile fornire alcune indicazioni per affrontare e tentare di accorciare il digital divide tra le PA e tra le PA e i cittadini utilizzando metodi,
tecniche e strumenti dell'era digitale.

Il sito (input, elaborazione ed output)

Per chi utilizza i CMS e sa utilizzare i form, con alcune semplici nozioni di PHP unitamente alla conoscenza delle tecniche di gestione dei database, input,
elaborazione ed output sono operazioni abbastanza semplici, ma per le scuole che non dispongono di risorse interne il problema è decisamente enorme e si espongono al rischio di affidare la gestione dell'informazione ad aziende esterne.

La pubblicità legale

In questo periodo molte sono le proposte che le aziende fanno alle scuole proponendo siti non a norma, albi pretori che pescano i documenti da repository
non gov.it e li offrono in IFRAME o addirittura in FRAMESET o peggio ancora gestiti direttamente su fantomatici villaggi o come si dice adesso nuvole digitali collettive. Da tempo la comunità di pratica di Porteapertesulweb lavora per aiutare le scuole fornendo modelli e metodi di lavoro in armonia con le norme e con una particolare attenzione all'accessibilità ed alla usabilità dei siti web scolastici. Non sono stati elaborati solo modelli di sito, ma in questi ultimi mesi sono stati elaborati anche gli strumenti per una corretta gestione della sezione "Pubblicità legale".

Archivi digitali

La digitalizzazione dei documenti sta agli archivi digitali come un pesce sta all'acqua e mi pongo sempre queste domande:
  • le altre amministrazioni se non hanno archivi digitali dove custodiranno i p7m che gli trasmetterò io?
  • le altre amministrazioni se non hanno archivi digitali dove custodiranno le copiedei p7m che mi trasmetteranno?
Digitalizzare l'azione amministrativa non è cosa da poco e non possiamo farcela in casa; garantire il Disaster Recovery, la corretta memorizzazione, la crittografia degli atti, l'eccesso differenziato alle risorse hanno bisogno di risorse umane, strutture e strumenti hardware e software che non sono presenti nella scuola. Occorre quindi affidarci ad aziende specializzate ed accreditate che offrano soluzioni rispettose degli standard previsti dal CAD.
La digitalizzazione di una PA deve essere affrontata anche con un occhio di riguardo alle implicazioni che ha nella riorganizzazione del lavoro del personale
amministrativo ed al coinvolgimento degli apparati dirigenziali chiamati a modificare radicalmente sia i metodi che gli strumenti dell'azione amministrativa e dirigenziale.

Trasparenza, valutazione e merito

Qui la strada è lunga, la stazione di partenza è il Dlgs 150/2009 di brunettiana memoria; stiamo pubblicando, spesso disordinatamente le risorse relative a questa sezione, ma mancano le fondamenta; manca l'esperienza da cui trarre ispirazione per una corretta e razionale redazione e realizzazione del Programma triennale per la trasparenza e l’integrità, del sistema di misurazione e di valutazione della performance e dell'individuazione dei dati utili a soddisfare le esigenze informative e di trasparenza degli utenti.
Il citato D. Lgs. n. 150/2009 stabilisce che la CiVIT “adotta le linee guida per la predisposizione del Programma triennale per la trasparenza e l’integrità, di cui
all’articolo 11, comma 8, lettera a)”.
Le delibere CiVIT 105/2010 e 2/2012 si inseriscono in un processo graduale volto a promuovere la trasparenza, la legalità e l’integrità nelle pubbliche amministrazioni, agevolando l’attuazione delle previsioni del citato decreto legislativo.
È necessario quindi individuare responsabili, parametri e sistemi di valutazione e redarre i documenti che regolamentano questa importante azione amministrativa a cui tutte le PA sono chiamate a rispondere.

Per approfondimenti vedi: